Hàng tồn kho chậm bán đáng giá bằng số tiền bạn thực sự thu về được khi bán nó, sau khi trừ mọi chi phí còn phải bỏ ra để bán, chứ không phải giá nhập đã ghi trên phiếu kho. Kế toán gọi đó là giá trị thuần có thể thực hiện. Khi con số này thấp hơn giá gốc, phần chênh là khoản mất giá đã xảy ra, dù bạn chưa bán món nào.
Với chủ cửa hàng, nhà phân phối nhỏ hay xưởng có kho thành phẩm ứ đọng, hiểu điều này giúp tránh hai sai lầm phổ biến: giữ hàng chờ "bán đủ vốn" trong khi mỗi tháng kho lại tốn thêm tiền, và xả vội dưới mức có thể thu được. Bài dưới đây chỉ cách ước, cách chia nhóm và cách nhờ AI làm phần tính toán. Các con số là ví dụ giả định.
Giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện
Theo nguyên tắc chung của chuẩn mực kế toán về hàng tồn kho, hàng được ghi theo giá gốc, gồm giá mua và các chi phí để có hàng ở địa điểm, trạng thái hiện tại. Nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì phải ghi theo giá trị thuần, phần chênh được phản ánh qua dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cách lập dự phòng, hồ sơ cần có và xử lý thuế theo quy định hiện hành, kế toán của bạn nắm phần này.
Giá trị thuần có thể thực hiện bằng giá bán ước tính trong điều kiện kinh doanh bình thường, trừ chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm nếu còn dở dang, trừ chi phí ước tính cần thiết để bán được hàng. Chữ quan trọng là "ước tính" và "bình thường": không phải giá rao cao nhất bạn từng thấy, cũng không phải giá bán tháo trong một ngày.
Ngoài sổ sách, khái niệm này hữu ích cho mọi quyết định bán hàng. Khi cân nhắc giữ hay xả, câu hỏi đúng không phải "bán giá này có lỗ so với giá nhập không" mà là "giữ thêm vài tháng thì giá trị thuần thu về có cao hơn hôm nay không, sau khi trừ chi phí giữ hàng". Giá nhập là tiền đã chi, không lấy lại được bằng cách chờ. Nhìn hàng tồn theo cách này giúp chủ cửa hàng bình tĩnh hơn khi phải giảm giá: thứ đang được quyết định là số tiền còn có thể cứu, không phải số tiền đã mất.
Tính giá trị thuần cho một mặt hàng
Ví dụ giả định với 500 bộ quần áo trẻ em mùa trước còn trong kho của một cửa hàng. Mọi con số đặt ra để minh hoạ cách tính.
| Khoản | Mỗi bộ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giá gốc trên sổ | 120 nghìn đồng | Giá nhập cộng vận chuyển về kho |
| Giá bán ước tính nếu giảm giá cuối mùa | 150 nghìn đồng | Dựa trên lượng bán thực tế ở mức giảm thử hai tuần qua |
| Chi phí bán: hoa hồng sàn, đóng gói, giao hàng | 35 nghìn đồng | Theo số liệu ba tháng gần nhất của chính cửa hàng |
| Chi phí sửa nhãn, ủi lại, thay bao bì | 5 nghìn đồng | Một phần hàng bị nhàu, bao bì cũ |
| Giá trị thuần có thể thực hiện | 110 nghìn đồng | 150 − 35 − 5 |
| Mất giá so với giá gốc | 10 nghìn đồng mỗi bộ | Khoảng 5 triệu đồng cho cả lô |
Kết quả cho thấy lô hàng thực ra đã mất khoảng 5 triệu đồng, kể cả khi trên giấy giá bán sau giảm vẫn cao hơn giá nhập. Lý do là chi phí bán. Rất nhiều cửa hàng tính "lời" bằng giá bán trừ giá nhập mà quên khoản này, nên ảo tưởng rằng hàng tồn vẫn đang có lãi.
Chia nhóm hàng theo tuổi tồn kho
Không phải hàng nào trong kho cũng cần định giá lại. Cách hiệu quả là chia theo thời gian hàng nằm trong kho kể từ lần nhập, rồi tập trung vào nhóm già. Các mốc dưới đây là ví dụ, bạn chỉnh theo vòng đời của ngành hàng mình: thực phẩm tính bằng tuần, máy móc phụ tùng tính bằng năm.
| Nhóm | Ví dụ mốc | Cách nhìn giá trị |
|---|---|---|
| Hàng luân chuyển bình thường | Dưới một chu kỳ bán thông thường | Giữ theo giá gốc, không cần xử lý |
| Hàng chậm | Một đến hai chu kỳ | Ước giá trị thuần, thử giảm giá nhẹ, đẩy kênh khác |
| Hàng ứ đọng | Hai đến bốn chu kỳ | Ước giá trị thuần thận trọng, lên phương án xả |
| Hàng gần như hết giá trị | Quá bốn chu kỳ, hết hạn, lỗi mốt, đời cũ | Giá trị thuần có thể gần bằng không hoặc âm nếu phải tốn tiền tiêu huỷ |
Giá trị âm nghe lạ nhưng có thật: hàng hết hạn phải tiêu huỷ theo quy định, hàng cồng kềnh phải thuê người chở đi. Khi đó giữ hàng thêm không chỉ không lời mà còn đẩy ngày phải chi khoản tiêu huỷ ra xa, trong khi vẫn tốn tiền kho.
Chi phí giữ hàng: vì sao chờ không miễn phí
Tiền kho và nhân công. Mặt bằng, kệ, điện, người kiểm đếm, bảo vệ. Nếu kho là nhà mình, chi phí cơ hội vẫn có: chỗ đó có thể cho thuê hoặc để hàng bán chạy.
Tiền vốn nằm chết. Số tiền mua hàng có thể dùng để nhập hàng bán chạy hay trả bớt nợ vay. Với cửa hàng đang vay vốn lưu động, phần lãi vay tương ứng là chi phí thật hằng tháng.
Hư hỏng, hao hụt. Ẩm mốc, côn trùng, vỡ, mất. Tỷ lệ này tăng theo thời gian nằm kho và thường bị đánh giá thấp vì không ai đếm lại.
Lỗi mốt và đời cũ. Thời trang qua mùa, điện tử ra đời mới, bao bì đổi mẫu. Mỗi tháng chờ là một tháng giá bán ước tính giảm thêm, nhiều khi giảm nhanh hơn mọi chi phí khác cộng lại.
Chi phí sự chú ý. Hàng tồn chiếm thời gian kiểm kê, chiếm chỗ trưng bày, làm cửa hàng trông cũ. Khó đo nhưng có ảnh hưởng tới hàng mới: khách bước vào thấy kệ đầy món cũ sẽ nghĩ cửa hàng ít hàng mới, và nhân viên mất thời gian sắp xếp, đếm đi đếm lại những thứ không ai hỏi mua.
Các cách xử lý và giá trị thu về
Mỗi cách xử lý cho một giá trị thuần khác nhau. So sánh chúng trên cùng một bảng tính, sau khi trừ đủ chi phí của từng cách, mới biết cách nào có lợi nhất.
- Giảm giá theo bậc ở kênh hiện có: giữ được phần lớn giá trị nếu hàng chưa quá già, nhưng ảnh hưởng tới giá hàng mới nếu khách quen chờ giảm.
- Đẩy sang kênh khác hoặc khu vực khác: hàng chậm ở thành phố có thể vẫn bán được ở nơi khác, nhưng phải tính thêm vận chuyển.
- Gom thành bộ, tặng kèm hàng bán chạy: không thu tiền trực tiếp nhưng có thể tăng giá trị đơn hàng.
- Bán cả lô cho người thu mua hàng tồn: nhanh, giá thấp, phù hợp nhóm ứ đọng.
- Thoả thuận trả lại hoặc đổi hàng với nhà cung cấp, nếu hợp đồng cho phép.
- Tái chế, làm lại, tận dụng nguyên liệu: hợp với xưởng có thể đưa thành phẩm lỗi về dây chuyền.
- Tặng cho tổ chức từ thiện hoặc tiêu huỷ: thủ tục, chứng từ và xử lý thuế theo quy định hiện hành, hỏi kế toán trước khi làm.
Bảng so sánh nên có cột thời gian thu tiền, vì một phương án thu ít hơn một chút nhưng thu ngay có thể tốt hơn phương án thu nhiều mà phải đợi nửa năm.
Hàng tồn của xưởng: nguyên liệu, bán thành phẩm và phụ tùng
Với xưởng sản xuất, kho không chỉ có thành phẩm. Nguyên liệu mua dư cho một đơn hàng đã huỷ, bán thành phẩm dở dang của mẫu đã ngừng, phụ tùng dự phòng cho chiếc máy đã bán đi là ba nhóm hay bị bỏ quên khi định giá, vì chúng nằm rải rác và không có giá bán niêm yết.
Nguyên liệu phổ thông như thép tấm, hạt nhựa, vải mộc thường giữ giá khá, vì bán lại được cho xưởng khác hoặc dùng cho sản phẩm khác; giá trị thuần gần với giá thị trường của nguyên liệu đó trừ chi phí bán. Nguyên liệu đặc thù, đã cắt theo kích thước, đã in theo mẫu riêng của một khách thì giá trị giảm mạnh, có khi chỉ còn giá phế liệu.
Bán thành phẩm khó nhất: giá trị thuần bằng giá bán của thành phẩm trừ chi phí còn phải bỏ ra để làm xong, trừ chi phí bán. Nếu mẫu sản phẩm đã ngừng, phép tính này có thể ra số âm, nghĩa là làm tiếp còn lỗ hơn bỏ. Phụ tùng dự phòng cho máy đã thanh lý thì nên bán cùng lúc với máy, hoặc tìm xưởng đang dùng đúng đời máy đó, vì để lâu chúng gần như mất hết người mua.
Nhờ AI tính và lập phương án xả
AI làm tốt phần tính lặp đi lặp lại trên hàng trăm mã hàng và phần soạn phương án. Trước khi đưa tệp vào chatbot, bỏ tên nhà cung cấp, giá nhập theo hợp đồng nếu là bí mật thương mại, tên khách sỉ; có thể đổi tên mặt hàng thành mã.
- Xuất danh sách tồn: mã hàng, số lượng, giá gốc, ngày nhập, số bán trong ba tháng gần nhất.
- Yêu cầu: "Hãy chia các mã hàng thành bốn nhóm theo số tháng tồn và tốc độ bán. Với mỗi mã, tính số tháng cần để bán hết nếu tốc độ giữ nguyên." Kiểm lại công thức trên vài dòng.
- Thêm cột giá bán ước tính và chi phí bán cho nhóm chậm và ứ đọng, nhờ AI tính giá trị thuần và khoản mất giá.
- Hỏi: "Với nhóm ứ đọng, so sánh ba phương án giảm giá 20%, 40% và bán cả lô cho người thu mua theo giá giả định sau, có tính chi phí giữ hàng mỗi tháng. Phương án nào thu về nhiều nhất trong sáu tháng?"
- Dùng kết quả làm cơ sở thảo luận với người bán hàng và kế toán. Quyết định cuối vẫn dựa trên hiểu biết về khách hàng mà AI không có.
Câu hỏi thường gặp
Bán dưới giá nhập có phải lúc nào cũng là lỗ không?
Trên sổ, bán dưới giá gốc tạo ra khoản lỗ. Nhưng về quyết định, nếu giữ thêm thì giá trị thu về còn thấp hơn sau khi trừ chi phí giữ hàng, thì bán ngay là lựa chọn ít thiệt hơn. Khoản lỗ thật đã xảy ra từ khi hàng mất giá, việc bán chỉ ghi nhận nó.
Có bắt buộc phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho không?
Nguyên tắc kế toán yêu cầu phản ánh hàng tồn kho theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện. Doanh nghiệp lập dự phòng theo chuẩn mực và quy định hiện hành, có điều kiện và hồ sơ đi kèm. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp siêu nhỏ có thể áp dụng chế độ khác, hỏi kế toán của bạn.
Mua lại cửa hàng thì định giá hàng tồn đi kèm thế nào?
Kiểm kê thực tế, chia nhóm theo tuổi tồn và tình trạng, ước giá trị thuần cho từng nhóm. Nhóm gần hết giá trị có thể đề nghị người bán tự xử lý trước khi bàn giao. Đừng trả theo giá nhập trên sổ của người bán, vì đó là giá gốc chưa phản ánh mất giá.
Hàng gần hết hạn sử dụng thì nên làm gì?
Ưu tiên bán sớm ở mức giá có thể thu hồi được, ghi rõ hạn sử dụng cho khách. Không được bán hàng đã hết hạn hay sửa hạn sử dụng. Với thực phẩm, mỹ phẩm, thuốc, việc xử lý hàng hết hạn theo quy định chuyên ngành hiện hành.
Tốc độ bán bao nhiêu thì coi là chậm?
Không có ngưỡng chung. Hãy so với chính chu kỳ bán thông thường của nhóm hàng đó trong cửa hàng bạn. Một mặt hàng bán hết trong một tháng là bình thường với thực phẩm tươi nhưng rất nhanh với phụ tùng máy. Đặt mốc theo dữ liệu của mình, rồi xem lại mỗi quý.
AI có dự đoán được hàng nào sẽ bán chậm không?
Với dữ liệu bán hàng đủ dài, các công cụ phân tích có thể chỉ ra mặt hàng đang chậm lại so với trước. Nhưng chatbot phổ thông không biết mùa vụ, đối thủ hay xu hướng ở khu vực bạn. Dùng kết quả như tín hiệu cảnh báo sớm, rồi kiểm lại bằng hiểu biết thị trường.