Tính giá thành sản phẩm cho cơ sở sản xuất nhỏ: nguyên liệu, nhân công, chi phí chung

Giá thành một sản phẩm ở xưởng nhỏ gồm ba khối: nguyên vật liệu tính cả hao hụt, công lao động trực tiếp làm ra nó, và phần chi phí chung của xưởng chia cho từng sản phẩm. Muốn biết giá bán có lãi hay không, bạn cần thêm hai khối nằm ngoài xưởng: chi phí quản lý và chi phí bán hàng. Thiếu khối nào, con số "lãi" trên giấy sẽ lớn hơn số tiền thật còn lại cuối tháng.

Bài này đi qua từng khối bằng ví dụ giả định về một xưởng may túi vải ba thợ, chỉ ra những khoản hay bị bỏ sót, và cách giá thành mỗi chiếc túi đổi theo sản lượng. Cuối bài có cách nhờ AI dựng bảng tính và tự kiểm công thức. Bài viết theo góc quản trị để định giá; cách hạch toán giá thành theo chế độ kế toán thì bạn làm cùng kế toán của mình.

Giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ khác nhau thế nào

Hai cụm từ này hay bị dùng lẫn. Giá thành sản xuất là chi phí để làm ra sản phẩm tại xưởng: nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung như thuê xưởng, điện máy, khấu hao máy, lương tổ trưởng. Giá thành toàn bộ cộng thêm phần chi phí để quản lý và bán sản phẩm đó: lương người làm sổ sách, tiền điện thoại, phí sàn, đóng gói gửi khách, tiền quảng cáo, phần giao hàng bạn chịu thay khách.

Khi định giá bán, con số cần nhìn là giá thành toàn bộ, vì khách trả tiền cho cả sản phẩm lẫn việc sản phẩm đến được tay họ. Nhiều chủ xưởng chỉ tính giá thành sản xuất rồi cộng lãi, sau đó thắc mắc vì sao bán đều mà tiền không thấy đâu. Phần chênh lệch nằm ở chính những khoản ngoài xưởng.

Về mặt kế toán, cách tập hợp và phân bổ chi phí theo chuẩn mực có quy định riêng, và kế toán của bạn sẽ làm phần đó để báo cáo thuế. Bảng tính trong bài này là công cụ quản trị để ra quyết định giá, nên được phép đơn giản hơn, miễn là không bỏ sót khoản nào và cách chia có lý do.

Khối một: nguyên vật liệu tính theo định mức và hao hụt

Lập định mức cho từng sản phẩm. Định mức là lượng mỗi loại vật liệu cần cho một đơn vị: bao nhiêu tấc vải, bao nhiêu mét chỉ, mấy chiếc khoá, một túi nilon, một thẻ treo. Đo trên sản phẩm thật, không ước bằng mắt. Với túi vải, cách xếp rập trên khổ vải quyết định bao nhiêu phần vải thừa, nên định mức phải tính theo cách cắt thực tế của xưởng.

Cộng hao hụt. Vải lỗi, đường cắt hỏng, hàng may lỗi phải bỏ, mẫu thử. Ghi lại hao hụt thực tế trong vài lô để ra một tỉ lệ, ví dụ giả định 8%, rồi cộng vào định mức. Đừng dùng con số hao hụt của người khác; mỗi xưởng một khác.

Tính giá vật liệu theo giá đã về đến xưởng. Giá mua cộng tiền chở, tiền bốc xếp, phần hàng nhà cung cấp giao thiếu. Nếu nhập nhiều lô giá khác nhau, dùng giá bình quân hoặc giá lô gần nhất, nhưng thống nhất một cách.

Đừng quên vật liệu phụ và bao bì. Chỉ, keo, nhãn vải, thẻ giấy, túi đựng, băng dính, giấy chèn hộp. Từng thứ rất rẻ nên hay bị bỏ, nhưng cộng lại có khi bằng một phần năm tiền vải.

Khối hai: nhân công trực tiếp, kể cả công của chính bạn

Nhân công trực tiếp là thời gian người thợ trực tiếp làm ra sản phẩm, quy ra tiền. Cách tính dễ nhất là bấm giờ: một thợ may thạo mất bao nhiêu phút cho một chiếc túi, gồm cả cắt, may, cắt chỉ, kiểm, gấp. Bấm trên nhiều chiếc rồi lấy trung bình, vì chiếc đầu lô luôn chậm hơn.

Đơn giá giờ công phải là chi phí thật bạn trả cho một giờ làm việc, không chỉ tiền lương ghi trong thoả thuận. Nếu thợ hưởng lương tháng, chia tổng chi phí tháng cho họ, gồm lương, các khoản bảo hiểm phần người sử dụng lao động đóng theo quy định hiện hành, tiền ăn trưa, phụ cấp, thưởng lễ chia đều, cho số giờ làm thật trong tháng. Ngày nghỉ, giờ chờ việc, giờ dọn xưởng đều nằm trong chi phí nhưng không ra sản phẩm, nên đơn giá thật cao hơn bạn nghĩ.

Ở xưởng gia đình, công của chủ thường bị coi là không tốn tiền. Đây là khoản bị bỏ nhiều nhất. Nếu bạn ngồi máy may bốn tiếng mỗi ngày, hãy tính công đó theo mức bạn phải trả nếu thuê người khác làm. Không tính thì giá thành thấp giả tạo, và khi xưởng lớn lên phải thuê người thay bạn, giá bán cũ không còn đủ.

Ví dụ giả định: một chiếc túi mất 20 phút, đơn giá giờ công thật 45 nghìn đồng, vậy nhân công trực tiếp là 15 nghìn đồng mỗi túi.

Khối ba: chi phí chung và cách chia cho từng sản phẩm

Chi phí chung là những khoản xưởng phải trả dù làm ra món nào: tiền thuê mặt bằng, điện chiếu sáng và chạy máy, nước, sửa chữa máy, khấu hao máy móc, dụng cụ nhỏ, lương tổ trưởng hay người giữ kho. Không khoản nào gắn trực tiếp với một chiếc túi, nên phải chia theo một tiêu chí.

Khấu hao là khoản hay bị quên vì không phải trả tiền mỗi tháng. Ví dụ giả định: ba máy may mua tổng 30 triệu đồng, dự kiến dùng 5 năm, thì mỗi tháng máy "hao" khoảng 500 nghìn đồng. Không tính khoản này, đến lúc máy hỏng phải thay, bạn sẽ thấy mình chưa từng để dành tiền cho nó.

Tiêu chí chia đơn giản nhất là theo số sản phẩm, hợp khi các sản phẩm tương tự nhau. Khi xưởng làm nhiều loại tốn thời gian khác nhau, chia theo giờ công hoặc giờ máy công bằng hơn: một chiếc ba lô tốn gấp ba thời gian may so với túi đơn thì gánh gấp ba phần chi phí chung. Chọn một tiêu chí, ghi rõ lý do, và giữ ổn định để so sánh được giữa các tháng.

Chi phí quản lý và bán hàng nằm ngoài xưởng nhưng vẫn phải chia vào giá thành toàn bộ: lương người bán hàng và làm sổ sách, phí sàn, phí thanh toán, đóng gói gửi đi, quảng cáo. Khoản nào tính được theo từng đơn, như phí sàn, thì tính thẳng vào đơn; khoản cố định theo tháng thì chia theo sản lượng như chi phí chung.

Bảng ví dụ giả định: giá thành một chiếc túi ở hai mức sản lượng

Bảng dưới dùng số giả định cho xưởng ba thợ. Chi phí chung tháng gồm thuê xưởng 8 triệu đồng, điện nước 2 triệu đồng, khấu hao máy 0,5 triệu đồng; chi phí quản lý tháng 10 triệu đồng. Chi phí bán hàng theo đơn khoảng 6 nghìn đồng mỗi túi.

Điều bảng cho thấy: cùng một chiếc túi, giá thành toàn bộ lệch gần một phần năm chỉ vì sản lượng. Nếu bạn đặt giá dựa trên kịch bản 2.000 túi mà thực tế chỉ bán được 1.000, mỗi chiếc túi bán ra đã mất một phần lãi bạn tưởng mình có.

Biến phí, định phí và chọn sản lượng nào để tính giá

Bảng trên tách rõ hai loại chi phí. Biến phí là khoản đi theo từng sản phẩm, làm thêm một chiếc thì tốn thêm: vật liệu, công trả theo sản phẩm, phí sàn mỗi đơn. Định phí là khoản cố định theo tháng, bán nhiều hay ít vẫn phải trả: thuê xưởng, khấu hao, lương quản lý. Giá thành mỗi đơn vị dao động chủ yếu vì định phí bị chia cho số lượng khác nhau.

Khi định giá, nên dùng sản lượng thận trọng, tức mức bạn khá chắc bán được, không phải mức mong muốn. Nếu bán vượt, phần định phí mỗi chiếc giảm và lãi tăng thêm; nếu dùng mức lạc quan rồi bán hụt, bạn lỗ ngay trên từng đơn. Cũng nên tính thêm một mức bi quan để biết giá bán hiện tại còn chịu được đến đâu.

Tách biến phí và định phí còn giúp quyết định nhận đơn đặc biệt. Ví dụ giả định: một khách đặt thêm 300 túi trong tháng xưởng còn rảnh máy, trả giá 48 nghìn đồng mỗi chiếc, thấp hơn giá thành toàn bộ. Nếu biến phí của đơn này chỉ khoảng 40 nghìn đồng gồm vật liệu, công và chút đóng gói, không tốn phí sàn, định phí đã được các đơn khác gánh, thì nhận đơn vẫn có thêm tiền đóng góp. Nhưng đây là quyết định từng lần, không phải giá bán thường ngày, và cần cân nhắc khách cũ có biết mức giá này không.

Nhờ AI dựng bảng giá thành và tự kiểm công thức

Chatbot làm khá tốt việc dựng khung bảng tính và soát công thức, nhưng nó không biết định mức hay chi phí thật của xưởng bạn. Cách làm gọn:

• Câu lệnh mẫu: "Hãy thiết kế bảng tính giá thành cho một xưởng may nhỏ làm ba loại túi. Gồm các phần: định mức vật liệu và hao hụt cho từng loại, giờ công từng loại, chi phí chung tháng phân bổ theo giờ công, chi phí quản lý và bán hàng. Cho phép nhập sản lượng ở ba kịch bản. Ghi công thức từng ô theo kiểu bảng tính phổ biến."
• Nhập số của xưởng vào bảng trên máy của bạn, không dán sổ sách gốc có tên nhà cung cấp, tên thợ và lương từng người vào chatbot. Nếu cần AI kiểm, thay tên bằng mã và làm tròn số.
• Nhờ AI liệt kê các khoản chi phí hay bị bỏ sót trong ngành may hoặc ngành của bạn, rồi tự rà xem bảng đã có chưa.
• Đưa bảng đã che thông tin và hỏi: "Ô nào có công thức không nhất quán với các ô cùng cột, và tổng nào không khớp với các thành phần?"
• Tự kiểm lại bằng tay một dòng sản phẩm từ đầu đến cuối. Nếu khớp với kết quả bảng tính thì mới tin các dòng còn lại.

Khi giá vật liệu hay tiền thuê thay đổi, chỉ cần sửa ô đầu vào và xem giá thành mới. Đó là lý do nên tách riêng phần nhập số và phần công thức ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Giá thành sản xuất có bao gồm chi phí bán hàng không?

Không. Giá thành sản xuất chỉ gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung tại xưởng. Chi phí bán hàng và quản lý cộng thêm vào để ra giá thành toàn bộ, là con số nên dùng khi định giá bán.

Chủ xưởng tự làm thì có cần tính công của mình vào giá thành không?

Nên tính, theo mức bạn phải trả nếu thuê người khác làm việc đó. Không tính thì giá thành thấp giả tạo, giá bán cũng thấp theo, và khi xưởng lớn lên phải thuê người thay bạn, giá cũ không đủ trả công.

Hao hụt nguyên vật liệu nên lấy tỉ lệ bao nhiêu?

Không có tỉ lệ chung. Bạn nên ghi lại vật liệu xuất kho và số sản phẩm đạt trong vài lô thực tế, tính ra tỉ lệ hao hụt của chính xưởng mình, rồi cập nhật định kỳ vì tay nghề thợ và chất lượng vật liệu thay đổi.

Khấu hao máy móc tính thế nào cho xưởng nhỏ?

Cách đơn giản để định giá là lấy giá mua máy chia cho số tháng dự kiến dùng, ra khoản hao mòn mỗi tháng rồi đưa vào chi phí chung. Cách trích khấu hao theo quy định kế toán và thuế có thể khác, phần đó làm cùng kế toán.

Vì sao bán đều mà cuối tháng vẫn thấy hụt tiền?

Thường do giá thành tính thiếu: bỏ công chủ, khấu hao, hao hụt, chi phí bán hàng, hoặc tính theo sản lượng lạc quan hơn thực tế. Hãy làm lại bảng giá thành toàn bộ với sản lượng thật của tháng gần nhất rồi so với giá bán.

Có thể dùng AI để tính giá thành thay kế toán không?

AI giúp dựng bảng, giải thích khái niệm và soát công thức, nhưng không thay được việc thu thập số liệu thật và trách nhiệm hạch toán theo quy định. Hãy dùng AI làm công cụ, còn số liệu và quyết định do bạn và kế toán chịu trách nhiệm.