Báo giá trọn gói chỉ đúng khi ước lượng khối lượng đúng, mà ước lượng của con người có xu hướng thiếu. Hầu như ai làm dịch vụ cũng từng gặp cảnh dự án tính một tuần kéo thành ba tuần. Lý do thường không phải làm chậm, mà là lúc ước lượng chỉ nghĩ tới phần việc chính, quên mất những thứ quanh nó.
Bài này đưa ra một quy trình ước lượng gọn cho người làm dịch vụ nhỏ: chia công việc tới mức ước được, ước ba con số cho mỗi phần, cộng những việc vô hình, đặt dự phòng ở đúng chỗ, và ghi chép để lần sau ước tốt hơn. Phần cuối là cách nhờ AI liệt kê việc con bị bỏ sót. Các con số giờ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao ước lượng gần như luôn thiếu chứ ít khi thừa
Giới nghiên cứu tâm lý gọi hiện tượng này là ngụy biện lập kế hoạch: khi nghĩ về một việc sắp làm, người ta hình dung kịch bản suôn sẻ, ít khi tính tới trục trặc, dù chính họ từng gặp trục trặc nhiều lần. Người làm dịch vụ còn có thêm một áp lực: khách đang chờ con số, muốn nghe nhanh và rẻ, nên con số đầu tiên bật ra thường là con số lạc quan.
Một nguyên nhân khác là ước lượng theo khối lớn. "Dựng trang giới thiệu cho tiệm bánh: ba ngày" là một con số đoán chung chung. Khi chia nhỏ thành nhận nội dung, dựng khung, làm từng trang, chỉnh trên điện thoại, đưa lên máy chủ, sửa theo góp ý, bàn giao, bạn sẽ thấy ba ngày chỉ đủ cho phần dựng và làm trang.
Cuối cùng là phần phụ thuộc vào khách. Việc của bạn có thể xong nhanh, nhưng chờ khách gửi ảnh, chờ khách duyệt, chờ người có quyền ký thì không do bạn quyết. Những khoảng chờ này không tốn giờ làm nhưng kéo dài lịch, và mỗi lần quay lại việc sau khi chờ lại tốn thêm giờ để nhớ mình đang ở đâu.
Hiểu ba nguyên nhân này giúp bạn bớt tự trách khi ước sai, và quan trọng hơn là có cách sửa: chia nhỏ, tính đủ, có số liệu cũ để đối chiếu.
Chia công việc tới mức ước được
Quy tắc đơn giản: chia đến khi mỗi phần việc nằm trong khoảng nửa ngày đến hai ngày làm. Phần nào lớn hơn thì chia tiếp; phần nào nhỏ quá thì gộp lại cho dễ quản. Làm theo các bước sau.
- Viết ra đầu ra cuối cùng mà khách nhận, càng cụ thể càng tốt: bao nhiêu trang, bao nhiêu sản phẩm, định dạng gì.
- Đi ngược từ đầu ra: để có nó, cần những sản phẩm trung gian nào. Ví dụ để có bộ ảnh sản phẩm hoàn chỉnh, cần danh sách sản phẩm, lịch chụp, ảnh thô, ảnh đã chọn, ảnh đã chỉnh.
- Với mỗi sản phẩm trung gian, ghi các việc tạo ra nó và ai làm: bạn, khách hay bên thứ ba.
- Đánh dấu những việc phụ thuộc vào khách, vì đó là chỗ lịch dễ trượt nhất.
- Thêm hàng cho những việc quanh dự án: trao đổi, họp, chuyển tệp, kiểm tra cuối, bàn giao, hướng dẫn sử dụng.
- Đọc lại danh sách và hỏi: nếu một người khác làm theo danh sách này, họ có biết khi nào là xong từng việc không. Nếu không, viết rõ thêm.
Danh sách chia nhỏ này còn có giá trị thứ hai: nó gần như là phần phạm vi công việc của báo giá. Làm kỹ một lần, bạn dùng được cho cả ước lượng lẫn văn bản gửi khách.
Ước lượng ba điểm cho từng phần việc
Thay vì một con số, hãy ước ba con số cho mỗi phần việc: lạc quan (mọi thứ suôn sẻ), hay gặp (như những lần trước), bi quan (gặp trục trặc hợp lý, không phải thảm hoạ). Một cách gộp phổ biến trong quản lý dự án là lấy lạc quan cộng bốn lần hay gặp cộng bi quan, rồi chia sáu. Bảng là ví dụ giả định cho một dự án dịch hồ sơ công ty.
| Phần việc | Lạc quan (giờ) | Hay gặp (giờ) | Bi quan (giờ) | Ước gộp (giờ) |
|---|---|---|---|---|
| Đọc tài liệu, lập bảng thuật ngữ | 2 | 3 | 6 | 3,3 |
| Dịch phần giới thiệu và năng lực | 6 | 8 | 12 | 8,3 |
| Dịch phần dự án tiêu biểu | 8 | 10 | 16 | 10,7 |
| Tự soát và thống nhất thuật ngữ | 2 | 3 | 5 | 3,2 |
| Sửa theo góp ý của khách | 1 | 3 | 6 | 3,2 |
| Dàn trang lại theo mẫu gốc | 2 | 3 | 5 | 3,2 |
| Trao đổi, chuyển tệp, bàn giao | 1 | 2 | 4 | 2,2 |
Tổng ước gộp khoảng 34 giờ, trong khi nếu chỉ cộng cột hay gặp thì được 32 giờ, còn cộng cột lạc quan chỉ 22 giờ. Chênh lệch giữa 22 và 34 chính là khoảng cách giữa con số bạn hay buột miệng nói với khách và con số thực tế dễ xảy ra.
Cột bi quan có ích riêng: phần việc nào có khoảng cách lạc quan và bi quan quá xa là phần đang mơ hồ, cần hỏi khách thêm trước khi chốt giá.
Những phần việc vô hình hay bị quên khi ước lượng
Đây là những việc không xuất hiện trong mô tả của khách, nhưng lần nào cũng có. Nếu không đưa vào ước lượng, bạn sẽ làm chúng miễn phí.
- Đọc và hiểu yêu cầu, hỏi lại những chỗ chưa rõ, nhất là khi khách gửi yêu cầu rải rác qua nhiều tin nhắn.
- Họp khởi động và họp duyệt, kể cả thời gian đi lại nếu gặp trực tiếp.
- Tìm, nhận và sắp xếp tài liệu khách gửi, đổi định dạng, xin lại tệp bị lỗi.
- Tự kiểm tra trước khi gửi: soát chính tả, chạy thử, xem trên nhiều thiết bị.
- Quản lý phiên bản: đặt tên tệp, lưu bản cũ, ghi lại thay đổi giữa các vòng.
- Bàn giao: viết hướng dẫn, chuyển quyền truy cập, đóng gói tệp nguồn.
- Hỗ trợ sau bàn giao trong vài ngày đầu, khi khách bắt đầu dùng và hỏi lại.
Với dự án nhỏ, cộng các việc này lại có thể chiếm tới một phần tư hoặc một phần ba tổng giờ. Bạn không nhất thiết liệt kê từng dòng cho khách, nhưng phải có trong bảng ước lượng của mình.
Một mẹo nhỏ: lập sẵn danh sách việc vô hình cho nghề của bạn một lần, lưu thành mẫu. Mỗi dự án mới chỉ cần mở mẫu ra, gạch dòng không áp dụng và ước giờ cho dòng còn lại. Sau vài dự án, danh sách này sẽ dài thêm theo những lần bạn bị bất ngờ, và đó là dấu hiệu tốt.
Đặt dự phòng ở đâu và bao nhiêu
Dự phòng khác với độn giá. Độn giá là cộng thêm cho chắc mà không biết vì sao. Dự phòng là phần dành cho rủi ro đã gọi tên được: khách đổi ý một lần, tài liệu thiếu, máy chủ trục trặc. Gọi tên được rủi ro thì giải thích được với khách và với chính mình.
Dự phòng theo độ mơ hồ. Việc bạn đã làm nhiều lần, đầu vào rõ, có thể chỉ cần dự phòng nhỏ. Việc mới, khách mới, đầu vào chưa đủ thì cần dự phòng lớn hơn hẳn, hoặc tốt hơn là tách giai đoạn khảo sát.
Đặt dự phòng ở cấp dự án, không rải vào từng dòng. Nếu cộng thêm vào mỗi phần việc một chút, tổng sẽ phình to mà bạn không nhìn thấy. Giữ ước lượng từng dòng trung thực, rồi thêm một dòng dự phòng chung có lý do.
Dự phòng lịch tách riêng với dự phòng giờ. Chờ khách duyệt không tốn giờ làm nhưng tốn ngày. Khi hứa ngày giao, cộng thêm khoảng chờ; khi tính tiền, chỉ cộng giờ làm thật.
Không dùng dự phòng để nuốt việc ngoài phạm vi. Dự phòng dành cho trục trặc trong phạm vi. Việc khách yêu cầu thêm mới là phát sinh, tính riêng. Lẫn hai thứ này là cách nhanh nhất để dự phòng cạn trước khi dự án đi được nửa đường.
Ghi chép thời gian thực để lần sau ước đúng hơn
Ước lượng chỉ tiến bộ khi có số liệu thật để so. Người làm tự do lâu năm thường có một bảng đơn giản: tên dự án, loại việc, giờ ước, giờ thật, ghi chú vì sao chênh. Không cần phần mềm phức tạp; bảng tính hay sổ tay đều được, miễn là ghi đều.
Ghi theo phần việc chứ không chỉ theo dự án. Biết dự án dịch hồ sơ công ty mất 40 giờ chưa đủ; cần biết phần dịch mất bao nhiêu, phần sửa theo góp ý mất bao nhiêu. Lần sau gặp khách hay sửa nhiều, bạn biết tăng dòng nào.
Sau năm, sáu dự án cùng loại, bạn sẽ có hệ số chênh của riêng mình. Ví dụ giả định: giờ thật thường bằng giờ hay gặp nhân một phẩy hai. Khi đó lần ước sau, bạn có căn cứ để nhân thêm, không phải đoán.
Bảng ghi chép này cũng là bằng chứng khi đàm phán. Khi khách hỏi vì sao dịch mười trang lại tốn chừng ấy giờ, bạn có thể giải thích dựa trên các dự án trước mà không lộ thông tin khách cũ, chỉ nêu loại việc và số giờ.
Nhờ AI chia nhỏ việc và tìm phần bị bỏ sót
AI làm tốt việc liệt kê, nên rất hợp để rà danh sách phần việc. Nó không biết bạn làm nhanh hay chậm, nên đừng nhờ nó ước số giờ thay bạn; hãy nhờ nó tìm việc bạn quên và chỉ ra chỗ rủi ro.
Câu lệnh mẫu: "Đây là danh sách phần việc cho một dự án chụp và chỉnh ảnh sản phẩm cho một cửa hàng nhỏ, khoảng tám mươi sản phẩm (thông tin cửa hàng đã bỏ). Hãy: một, chỉ ra những phần việc thường có trong loại dự án này nhưng danh sách đang thiếu; hai, đánh dấu phần nào phụ thuộc vào khách; ba, nêu năm rủi ro có thể làm khối lượng tăng và câu hỏi nên gửi khách để làm rõ từng rủi ro. Không ước số giờ."
Sau khi có kết quả, đưa phần việc mới vào bảng ước ba điểm bằng số của chính bạn. Nếu AI nêu rủi ro mà bạn thấy không áp dụng với khách này, bỏ qua, nhưng nên dừng lại vài giây để chắc đó là bỏ qua có lý do chứ không phải vì ngại.
Như mọi lần dùng AI với việc của khách: bỏ tên khách, tên sản phẩm chưa ra mắt, số liệu kinh doanh, ảnh có mặt người trước khi dán vào. Mô tả loại việc là đủ để AI giúp bạn.
Câu hỏi thường gặp
Công thức ước lượng ba điểm có đúng với mọi loại việc không?
Đó là cách gộp phổ biến trong quản lý dự án, giúp kéo con số khỏi kịch bản quá lạc quan. Nó không đúng tuyệt đối, nhưng tốt hơn một con số đoán. Theo thời gian, hãy so với giờ thật của bạn để chỉnh.
Có nên cho khách xem bảng ước lượng chi tiết không?
Có thể cho xem phần chia việc và giả định để khách hiểu vì sao ra con số đó. Không cần đưa cột lạc quan, bi quan hay hệ số riêng của bạn, vì dễ bị lấy cột thấp nhất để mặc cả.
Khách cần báo giá ngay trong ngày thì ước lượng thế nào?
Đưa một khoảng giá kèm giả định, ghi rõ sẽ chốt sau khi xem đủ tài liệu. Con số vội trong ngày thường thiếu, nên đừng biến nó thành cam kết trọn gói khi chưa chia nhỏ việc.
Dự phòng bao nhiêu phần trăm là hợp lý?
Không có tỉ lệ chung cho mọi nghề. Việc quen và đầu vào rõ cần ít; việc mới và khách mới cần nhiều hơn hẳn. Tốt nhất là dựa vào chênh lệch giữa giờ ước và giờ thật trong các dự án trước của bạn.
Ước lượng sai rồi thì có nên báo khách không?
Nên báo sớm, ngay khi thấy khối lượng vượt rõ so với giả định. Nếu nguyên nhân nằm ngoài phạm vi đã ghi, đề nghị điều chỉnh. Nếu do bạn ước thiếu trong phạm vi, cân nhắc tự chịu và rút kinh nghiệm.
AI có thể ước số giờ thay mình không?
AI có thể đưa ra con số, nhưng nó không biết tốc độ, công cụ và thói quen của khách bạn. Dùng AI để chia nhỏ việc, tìm việc bị quên và rủi ro; con số giờ nên dựa trên ghi chép thời gian thật của bạn.